Bankabstimmung

Die Bankabstimmung in billli hilft Ihnen, eingehende Zahlungen automatisch mit Rechnungen abzugleichen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Unterlagen korrekt sind.

Was ist Bankabstimmung?

Bankabstimmung ist der Prozess, Ihre Kontoauszugseinträge mit Ihren Rechnungen abzugleichen. Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt, erscheint die Zahlung auf Ihrem Bankkonto. Die Abstimmung verbindet diese Zahlung mit der richtigen Rechnung.

Vorteile

• Zeit sparen - Zahlungen automatisch mit Rechnungen abgleichen
• Genauigkeit - Manuelle Fehler bei der Verfolgung reduzieren
• Klare Unterlagen - Genau wissen, welche Rechnungen bezahlt sind
• Einfache Prüfung - Klare Dokumentation für die Buchhaltung

Erste Schritte

Unterstützte Formate

billli akzeptiert diese Kontoauszugsformate:

Wie die Zuordnung funktioniert

billli ordnet Zahlungen Rechnungen zu mittels:

QR-Referenz-Zuordnung

Wenn Kunden mit der QR-Rechnung bezahlen, ist die Zahlungsreferenz in der Banktransaktion enthalten. billli verwendet diese Referenz für automatische Zuordnung.

Zahlungsreferenz: RF18 5390 0754 7034
→ Zuordnung: Rechnung INV-2026-0042

Dies ist die zuverlässigste Zuordnungsmethode mit 99%+ Genauigkeit.

Betragszuordnung

Wenn keine Referenz gefunden wird, sucht billli nach:

• Rechnungen mit genau demselben Betrag
• Ausstehenden Rechnungen an denselben Zahler
• Kürzlichen Rechnungen innerhalb eines Datumsbereichs

Manuelle Zuordnung

Für Zahlungen, die nicht automatisch zugeordnet werden können:

1. Wählen Sie die Transaktion
2. Wählen Sie die passende Rechnung aus dem Dropdown
3. Klicken Sie auf Zuordnen

Abstimmungs-Workflow

Schritt 1: Hochladen

Laden Sie Ihre Kontoauszugsdatei hoch. billli analysiert die Transaktionen und zeigt sie in einer Liste an.

Schritt 2: Auto-Zuordnung

billli ordnet Transaktionen automatisch zu, wo möglich. Sie sehen:

• 🟢 Zugeordnet - Automatische Zuordnung gefunden
• 🟡 Vorgeschlagen - Mögliche Zuordnung, Überprüfung nötig
• ⚪ Nicht zugeordnet - Keine Zuordnung gefunden

Schritt 3: Überprüfung

Gehen Sie jede Transaktion durch:

• Zugeordnet: Prüfen Sie, ob die Zuordnung korrekt ist
• Vorgeschlagen: Bestätigen oder andere Rechnung auswählen
• Nicht zugeordnet: Manuell zuordnen oder als Nicht-Rechnungszahlung markieren

Schritt 4: Bestätigen

Nach der Überprüfung klicken Sie auf Alle bestätigen um:

• Zugeordnete Rechnungen als bezahlt zu markieren
• Das Zahlungsdatum zu erfassen
• Transaktionen mit Rechnungen zu verknüpfen

Sonderfälle behandeln

Teilzahlungen

Wenn ein Kunde weniger als den Rechnungsbetrag zahlt:

1. Ordnen Sie die Zahlung der Rechnung zu
2. Wählen Sie "Teilzahlung"
3. Der Restbetrag bleibt ausstehend

Überzahlungen

Wenn ein Kunde mehr als geschuldet zahlt:

1. Ordnen Sie der/den Rechnung(en) zu
2. Der Überschuss erscheint als Guthaben
3. Auf zukünftige Rechnungen anrechnen oder erstatten

Mehrere Rechnungen, eine Zahlung

Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen zusammen bezahlt:

1. Wählen Sie die Transaktion
2. Klicken Sie auf Mehrere zuordnen
3. Wählen Sie alle relevanten Rechnungen
4. Bestätigen Sie, dass die Gesamtsumme übereinstimmt

Nicht-Rechnungstransaktionen

Für Zahlungen, die nicht mit Rechnungen zusammenhängen (Ausgaben, Überweisungen):

1. Wählen Sie die Transaktion
2. Klicken Sie auf Als Sonstiges markieren
3. Fügen Sie eine Kategorie und Notiz hinzu
4. Diese beeinflussen den Rechnungsstatus nicht

Best Practices

Regelmässig abstimmen

• Wöchentlich - Für Unternehmen mit hohem Volumen
• Zweiwöchentlich - Bei mittlerem Volumen
• Monatlich - Mindestempfehlung

Lassen Sie die Abstimmung nicht auflaufen. Regelmässige Verarbeitung macht es schneller und deckt Probleme früh auf.

QR-Rechnung-Referenzen nutzen

Ermutigen Sie Kunden, per QR-Rechnung-Scan zu bezahlen. Die enthaltene Referenz gewährleistet automatische Zuordnung.

Vor dem Bestätigen prüfen

Überprüfen Sie immer vorgeschlagene Zuordnungen:

• Stimmen die Beträge überein?
• Prüfen Sie den Zahlernamen
• Ergibt das Datum Sinn?

Abweichungen behandeln

Wenn eine Zahlung nicht dem erwarteten Betrag entspricht:

• Bankgebühren abgezogen?
• Währungsumrechnung?
• Teilzahlung?
• Falsche Rechnung bezahlt?

Dokumentieren Sie den Grund bei der Zuordnung.

Fehlerbehebung

Auszug lässt sich nicht hochladen

• Prüfen Sie, ob das Dateiformat unterstützt wird
• Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht beschädigt ist
• Versuchen Sie, erneut von Ihrer Bank zu exportieren

Keine Zuordnungen gefunden

• Kunde hat möglicherweise ohne QR-Rechnung bezahlt
• Referenz wurde möglicherweise falsch eingegeben
• Prüfen Sie auf Betragsabweichungen (Gebühren, Rundung)

Falsche Zuordnung vorgeschlagen

• Manuelle Zuordnung ist immer verfügbar
• Prüfen Sie auf doppelte Beträge bei verschiedenen Rechnungen
• Überprüfen Sie, ob das Zahlungsdatum Sinn ergibt

Nächste Schritte

• Zahlungsverfolgung
• Erste Schritte
• Die QR-Rechnung verstehen