Envoyer des factures

Une fois votre facture créée, billli offre plusieurs façons de la livrer à vos clients. Ce guide couvre les options d'envoi, la personnalisation des e-mails et les bonnes pratiques de livraison.

Options d'envoi

billli propose trois façons de livrer les factures :

1. E-mail direct - Envoyer depuis billli vers la boîte mail de votre client
2. Télécharger le PDF - Sauvegarder et envoyer manuellement
3. Copier le lien - Partager un lien web vers la facture

Envoyer par e-mail

Le moyen le plus rapide de livrer les factures :

Ce que votre client reçoit

Les clients reçoivent un e-mail contenant :

• Votre message personnalisé (si ajouté)
• Résumé de la facture (numéro, montant, échéance)
• Pièce jointe PDF avec QR-facture
• Lien pour voir la facture en ligne

Personnalisation des e-mails

Message par défaut

Définissez un message e-mail par défaut dans Paramètres → Factures :

Veuillez trouver ci-joint la facture {invoice_number} d'un montant de {amount}.

Le paiement est attendu pour le {due_date}.

Merci pour votre confiance !

Messages par facture

Ajoutez des messages personnalisés lors de l'envoi :

• Remercier le client pour un projet spécifique
• Mentionner les travaux à venir
• Noter des arrangements de paiement particuliers

Variables disponibles

Utilisez ces variables dans vos messages :

• {invoice_number} - Référence de la facture
• {amount} - Montant total dû
• {due_date} - Date d'échéance
• {client_name} - Nom de l'entreprise du client

Télécharger les PDFs

Pour télécharger un PDF de facture :

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur Télécharger ou l'icône de téléchargement
3. Le PDF est sauvegardé sur votre appareil

Contenu du PDF

Chaque PDF billli inclut :

• En-tête de facture professionnel avec votre branding
• Détail complet des lignes
• Récapitulatif TVA (si applicable)
• Bulletin de versement QR-facture suisse (format A6)

Statut de la facture

Après l'envoi, les factures sont suivies par statut :

Envoyer des rappels

Pour les factures impayées, vous pouvez envoyer des rappels de paiement :

Bonnes pratiques de livraison

Timing

• Lundi-Mercredi : Meilleurs jours pour envoyer des factures
• Le matin : Les factures envoyées avant 10h obtiennent des réponses plus rapides
• Évitez le vendredi : Les factures peuvent être oubliées pendant le week-end

Calendrier de suivi

Programme de rappels suggéré :

1. Jour de l'échéance - Rappel amical
2. 7 jours de retard - Deuxième rappel
3. 14 jours de retard - Rappel ferme
4. 30+ jours - Envisager un appel ou une mise en demeure

Objets des e-mails

billli utilise des objets clairs et professionnels :

• "Facture INV-2026-0042 de Votre Entreprise"
• "Rappel de paiement : Facture INV-2026-0042"

Dépannage

E-mail non reçu

Si un client dit ne pas avoir reçu la facture :

1. Vérifiez que l'adresse e-mail est correcte
2. Demandez-lui de vérifier les spams/indésirables
3. Renvoyez la facture
4. En dernier recours : téléchargez et envoyez manuellement

Problèmes de pièce jointe

Si le PDF ne s'ouvre pas :

• Assurez-vous que le client a un lecteur PDF
• Essayez d'envoyer un lien de téléchargement
• Vérifiez que le fichier n'est pas bloqué par la sécurité e-mail

Prochaines étapes

• Suivi des paiements
• Comprendre la QR-facture
• Réconciliation bancaire